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Gestionar miles de mensajes individuales puede ser un desafío. Es por eso que o las herramientas de automatización de WhatsApp son tan útiles, ya que simplifican la interacción con los clientes, ahorran tiempo y aumentan la productividad mediante la automatización de respuestas, la gestión de contactos y el seguimiento de mensajes. <span class="text-bg-yellow">La mayoría de las posibilidades de automatización requieren el uso de la API de WhatsApp Business en conjunto con un CRM.</span> En este artículo, explicaremos qué es la automatización de WhatsApp y cuáles son las herramientas más adecuadas para implementarla.
Automatizar WhatsApp permite agilizar el proceso de ventas, bajarle la carga a tu equipo y personalizar la atención al cliente
La automatización de WhatsApp consiste en configurar respuestas automáticas y mensajes programados para interactuar con los clientes de manera rápida y eficiente, sin necesidad de intervención manual constante. Esto ayuda a gestionar grandes cantidades de mensajes y mantener una comunicación fluida con los usuarios. Sin embargo, es importante saber que para automatizar WhatsApp de manera efectiva, se recomienda utilizar la API oficial de WhatsApp, ya que permite más funcionalidades al conectar la plataforma con herramientas de automatización como, por ejemplo, Simla.com. Esto puede traer varios beneficios tanto para el negocio como para la experiencia del cliente.
Respuestas más rápidas: muchas empresas han notado que la automatización les permite reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Gracias a la automatización de WhatsApp, las respuestas son considerablemente más ágiles, lo que mejora notablemente la experiencia del cliente.
Ahorro de tiempo y esfuerzo para el equipo: al automatizar las respuestas a las preguntas frecuentes, los equipos pueden liberar tiempo para dedicarse a tareas más complejas y prioritarias, lo que aumenta su productividad. Atención 24/7: programando respuestas automáticas, el negocio puede estar activo en todo momento, incluso en fines de semana y días festivos. Esto asegura que los clientes reciban atención inmediata a cualquier hora del día.
Mayor interacción con los usuarios: los mensajes de WhatsApp tienen una tasa de interacción mucho más alta que los correos electrónicos o los SMS. Al automatizar los mensajes, se atrae a más clientes potenciales y se fomenta una mayor interacción con la marca.
Personalización. Al integrar datos de CRM en los mensajes automatizados, las empresas pueden ofrecer respuestas personalizadas que mantienen un enfoque humano. Por ejemplo, los mensajes pueden incluir detalles específicos del cliente, como el estado de un pedido o recomendaciones de productos basadas en sus compras anteriores. Los ejemplos de plantillas de WhatsApp para distintos casos pueden consultarse aquí o crearse directamente en el creador de plantillas de Simla.com.
Integrar WhatsApp con un CRM registra automáticamente las interacciones, facilitando su seguimiento en un solo lugar
La conexión de WhatsApp con un sistema CRM es una de las formas más efectivas de gestionar la comunicación con los clientes de manera centralizada y eficiente. <span class="text-bg-yellow">Integrar WhatsApp con un CRM permite que todas las interacciones realizadas a través de esta plataforma de mensajería se registren automáticamente, lo que facilita el seguimiento y la organización de los diálogos en un solo lugar.</span> Este tipo de integración optimiza la experiencia del cliente y agiliza las tareas de los agentes de venta, permitiéndoles acceder rápidamente a información relevante de los clientes, como su historial de compras, preferencias y más. Además, la función Inbox de Simla.com facilita aún más este proceso al permitir gestionar las conversaciones de WhatsApp y de otros canales en una sola ventana de manera intuitiva y eficaz. Los agentes pueden responder rápidamente a los mensajes, y toda la comunicación queda registrada en el CRM, lo que facilita la planificación de futuras interacciones y el análisis de datos.
Con Simla.com uno de los beneficios clave de esta integración es la distribución automática de diálogos entre los agentes. Esto significa que, en lugar de que los agentes tengan que gestionar todos los mensajes de manera manual, el sistema puede asignar los diálogos a diferentes agentes según criterios como su especialización, carga de trabajo o disponibilidad. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también garantiza que cada cliente reciba la atención adecuada de manera oportuna. Además haciendo envíos masivos por WhatsApp, en Simla.com se pueden ver las métricas clave que ayudarán a analizar la efectividad de estas comunicaciones y si es necesario hacer correcciones en la estrategia. Al mismo tiempo se pueden calcular los costos de los envíos de marketing en WhatsApp y los ingresos que estos pueden generar usando la calculadora gratis de Simla.com. Solo hay que elegir el país, la cantidad de la base de receptores del envío y el ticket promedio de estos.
Los chatbots permiten mantener la interacción con los clientes de forma continua
<span class="text-bg-yellow">Una de las principales ventajas de los chatbots es que pueden interactuar con los clientes de forma continua. Incluso si un cliente contacta al negocio en plena noche, el chatbot puede responder, ayudarle a explorar los productos disponibles y ofrecerle opciones que se ajusten a sus necesidades.</span> Al inicio del día laboral, el único trabajo que quedará para el equipo será confirmar y procesar el pedido.
Antes de implementar Simla.com con chatbots, teníamos de 3 a 4 ausencias diarias en una agenda de 30 personas. Eso es bastante, porque no es una ausencia de 10 minutos. Una cita odontológica arranca de 20 o 30 minutos hasta hora y media. Entonces, una ausencia nos hacía un hueco en la agenda que no podíamos llenar tan rápido. Con tan solo un chatbot de recordatorios pudimos bajar las ausencias de una manera muy grande. Es aún más importante ahora porque tuvimos un crecimiento de 167% en cuanto a cantidad de citas. Ahora tenemos una espera de 3 semanas para una cita y es aún más difícil encontrar tiempo para alguien que pierde su hora.
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Simla.com ofrece una variedad de chatbots que mejoran la gestión de WhatsApp de distintas maneras, ayudando a agilizar los procesos y ofrecer una atención al cliente más eficiente.
Respuestas a las preguntas más frecuentes. Este FAQ bot incluye un mensaje de bienvenida junto con una lista de las preguntas frecuentes y sus respuestas. Utilizar esta opción contribuirá a reducir el tiempo de espera para los clientes. El bot se activa automáticamente cuando el cliente envía un mensaje.
Se puede configurar para que se active en nuevos diálogos o únicamente para clientes nuevos, ajustar el horario de funcionamiento del bot o hacer que esté disponible de forma continua. También es posible establecer un tiempo de espera para la respuesta del cliente, después del cual el diálogo se cerrará o se transferirá a un asesor.
Unsubscriber. El bot dará de baja al cliente de los boletines en WhatsApp. Este escenario se activa cuando el cliente hace clic en el botón "Darse de baja". Brindar a los clientes la opción de cancelar su suscripción a los mensajes de marketing en WhatsApp fortalece su confianza en la empresa y reduce las posibilidades de que bloqueen el contacto, lo que ayuda a mantener una imagen positiva de la marca.
Transcripción de mensajes de voz en chats. Este bot convierte automáticamente los mensajes de voz recibidos en texto. Se activa en cuanto se recibe un mensaje de voz y lo convierte en un texto claro y fácil de leer. La transcripción se realiza de manera instantánea, lo que permite responder de forma más rápida y eficiente. Esta función facilita la gestión de las conversaciones, ya que no es necesario escuchar cada mensaje de voz.
Recordatorio de conversación pendiente. Este bot está diseñado para ayudar a continuar las conversaciones cuando un cliente no responde dentro de un tiempo determinado. Después de un período de espera, el bot envía un mensaje de recordatorio automáticamente, asegurando que el cliente no se olvide de la conversación abierta. El escenario se activa automáticamente una vez que transcurre el tiempo de espera, y el mensaje de recordatorio se puede personalizar según las necesidades del negocio. Por ejemplo, si el cliente no responde después de 3 horas, el bot envía un mensaje amigable preguntando si sigue interesado en los servicios, recordando la última interacción y animando a retomar la conversación. Esta herramienta es útil para mejorar la tasa de conversión, ya que mantiene las interacciones activas y ayuda a que las oportunidades de ventas no se pierdan.
Bot notificador en chats por vencer. Esta herramienta es útil para garantizar que los clientes no olviden completar su pedido y fomenta una respuesta rápida antes de que se cierre el proceso de compra. El bot les recuerda a los clientes cuando el tiempo para completar una compra o realizar un pago está por vencer. Se activa automáticamente cuando se alcanza el tiempo de cierre del diálogo, enviando un recordatorio amigable al cliente sobre la acción pendiente. El mensaje que se envía puede verse así : "¡Hola! Quedan solo 24 horas para pagar el pedido". Además, también alerta al asesor asignado, notificándole que el diálogo se cerrará pronto y que debe recordarle al cliente la importancia de completar la compra.
Se puede configurar el bot para que envíe el recordatorio con un tiempo de antelación específico, como por ejemplo una hora antes de que se cierre el diálogo. Además, se pueden establecer condiciones como el estado del pedido o si el cliente tiene una etiqueta determinada. El bot solo se activará en diálogos abiertos, asegurando que las notificaciones se envíen solo cuando haya una conversación activa.
Los chatbots basados en IA ayudarán a sacar lo máximo de los diálogos en WhatsApp con los clientes
<span class="text-bg-yellow">Además de los chatbots que ya te hemos enseñado existen las herramientas basadas en la inteligencia artificial que aprenden en el curso de las conversaciones con los clientes, aunque empiezan con escenarios predeterminados parecidos a los que se desarrollan para los chatbots basados en reglas.</span> La habilidad de este tipo de chatbots para aprender de experiencias anteriores permite evitar o por lo menos minimizar los ajustes manuales en sus escenarios. Por ejemplo, MIMO SaaS, una aplicación colombiana de servicios de belleza a domicilio, se acercó a Simla.com para deshacerse del trabajo manual y optimizar sus tiempos de respuesta por medio de chatbots, logrando esto y una mejor organización general en sus procesos internos.
"Antes de Simla.com teníamos tanta cantidad de mensajes que no lográbamos contestar a todos el mismo día. Con Simla.com automatizamos la comunicación con nuestros clientes usando los chatbots. Así, logramos optimizar el tiempo de respuesta a nuestros clientes y a los profesionales que quieren trabajar con nosotros".
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AI tagger bot permite agregar etiquetas automáticamente a los clientes durante las interacciones en los chats, lo que ayuda a organizar y gestionar la comunicación de manera más eficiente. Las etiquetas se asignan según el análisis del diálogo y las condiciones predefinidas establecidas para el sistema de automatización.
El sistema permite configurar hasta 20 etiquetas en total, lo que ofrece una amplia flexibilidad para personalizar las interacciones según las necesidades del negocio y los intereses de los clientes. Cada vez que se abre un nuevo diálogo, el sistema revisa las condiciones y agrega la etiqueta correspondiente. Si el diálogo se reabre, la etiqueta anterior se actualiza por una nueva, asegurando que siempre se mantenga la información más relevante para el cliente. Se pueden usar este ejemplo de etiquetas:
Asistente en chats. Este bot ofrece respuestas automáticas a los mensajes de los clientes, utilizando inteligencia artificial para mantener conversaciones de manera fluida y eficiente. Al escribir un mensaje, el bot genera una respuesta personalizada, garantizando que la interacción siga siendo relevante y adaptada a las necesidades del cliente. Para configurar el bot, solo es necesario ingresar detalles específicos como el nombre de la empresa, la página web y la información sobre los productos o servicios. El bot puede hacer referencias a la página web para brindar más detalles a los clientes. También se puede configurar información sobre los tipos de entrega y métodos de pago, lo que permite que el asistente brinde respuestas completas de manera instantánea. Además, el asistente en IA también puede incluir información adicional relevante, como la descripción de la empresa, productos, servicios y otros datos importantes. Esto mejora la experiencia del cliente al proporcionar respuestas detalladas y relevantes sin la necesidad de intervención humana.
Evaluación del trabajo de los asesores. Revisar y analizar todos los chats de los asesores puede llevar mucho tiempo, lo que limita la posibilidad de realizar tareas más productivas. Este bot, basado en inteligencia artificial, facilita el control sobre la calidad de las comunicaciones entre los asesores y los leads. Además, permite evaluar el nivel de atención al cliente brindado por el equipo de ventas según varios criterios.
El sistema incluye varios criterios predefinidos, que pueden ser modificados según las necesidades. Se puede aplicar un máximo de 20 criterios, los cuales consisten en una descripción y una pregunta. Cada criterio se formula de manera breve en dos o tres palabras, mientras que la pregunta correspondiente evalúa la acción de forma clara, con una respuesta de sí o no. Por ejemplo, un criterio podría ser "respuesta a tiempo", con la pregunta: “¿El agente de ventas respondió a la consulta del cliente dentro de los 10 minutos?” Los ejemplos de criterios ya listos para usar se pueden encontrar en este artículo.
Resumen de diálogos. Este bot permite generar un resumen automático de los diálogos entre los asesores y los clientes. Al hacer clic en el widget «Resumen de comunicación» en el panel derecho del chat, el sistema analiza toda la conversación y proporciona un resumen detallado de los puntos clave de la interacción. Esto facilita el seguimiento y la organización de la información, ya que se obtiene un informe claro de lo discutido, sin necesidad de revisar cada mensaje individualmente.
Cada resumen es generado de manera rápida y eficiente, proporcionando una visión general de los temas tratados, las solicitudes del cliente, las respuestas del asesor y cualquier acción futura acordada. Esta herramienta es útil para mantener un historial accesible de todas las conversaciones y optimizar el proceso de seguimiento.
Las cadenas de comunicaciones de WhatsApp mantienen un flujo de interacción con los clientes sin la necesidad de intervención manual
Además de los chatbots, hay otra manera de automatizar los diálogos en WhatsApp creando las cadenas de comunicación. Son una serie de mensajes predefinidos que se envían de forma secuencial y automática a los clientes. <span class="text-bg-yellow">Estos mensajes se activan en función de ciertos criterios o acciones, como un primer contacto, una consulta o una compra. El objetivo de las cadenas de comunicación es mantener un flujo constante de interacción con los clientes, sin la necesidad de intervención manual, garantizando una atención eficiente y personalizada a lo largo de todo el proceso de ventas o soporte.</span>
En Simla.com es muy fácil crear las cadenas de comunicaciones. En la ventanilla Marketing la plataforma ya tiene las mecánicas predefinidas. Cada mecánica contiene sus parámetros, por los cuales se fija la actividad. Las reglas de cada mecánica tienen un conjunto de parámetros para generar eventos. Puede enlazar varias acciones a estos eventos, como enviar un mensaje o correo electrónico a través de una plantilla. Después de completar la configuración de la regla y elegir el segmento de los recipientes de la secuencia de mensajes, se define la acción que se ejecutará cuando se active la regla, incluyendo el tiempo que debe pasar antes de que se envíe la comunicación.
Resumen
¿Qué es la automatización de WhatsApp? La automatización de WhatsApp consiste en el uso de herramientas para enviar mensajes automáticos a los clientes sin necesidad de intervención manual. Esto permite gestionar conversaciones de manera eficiente y consistente.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar WhatsApp? La automatización ahorra tiempo, mejora la eficiencia del equipo y asegura una respuesta rápida y personalizada a los clientes. Además, optimiza la gestión de interacciones y seguimiento.
¿Cómo ayuda la automatización en la atención al cliente? Permite a las empresas responder de forma rápida y consistente, ofreciendo soporte las 24 horas y mejorando la experiencia del cliente sin sobrecargar al equipo de atención.
¿Qué son las cadenas de comunicación automatizadas? Las cadenas de comunicación son secuencias de mensajes predefinidos que se envían automáticamente en función de ciertas acciones o criterios, como un primer contacto o una compra.
¿Cómo se crean las cadenas de comunicación en Simla.com? En Simla.com, las cadenas se crean configurando los criterios de activación, definiendo los mensajes y programando los tiempos entre ellos. Todo se realiza a través de una interfaz sencilla.
¿Cuáles son los beneficios de integrar WhatsApp con un CRM? La integración de WhatsApp con un CRM permite centralizar todas las interacciones de clientes, proporcionando un registro completo y accesible de cada comunicación para facilitar el seguimiento y la personalización.
¿Cuáles son las ventajas de la distribución automática de diálogos entre agentes? Esta funcionalidad mejora la eficiencia, asegurando que cada agente reciba los diálogos más relevantes según su especialización o disponibilidad, lo que optimiza el proceso de atención al cliente.
¿Qué es Inbox y cómo mejora la gestión de WhatsApp? Inbox es una herramienta que permite gestionar todas las conversaciones de WhatsApp en un solo lugar, ofreciendo una interfaz organizada para facilitar las respuestas rápidas y el seguimiento de los clientes.
