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WhatsApp
October 28, 2024

Cómo crear mensajes de bienvenida para retener a tus clientes en WhatsApp Business

Conoce cómo mejorar la atención al cliente utilizando un saludo automático en WhastApp Business

Índice

Las primeras impresiones son cruciales. El primer mensaje que recibe un cliente a través de WhatsApp define el tono de la relación y puede impactar en las ventas a largo plazo. Enviar un saludo inmediato por este canal no solo mantiene activa la conversación, sino que también proyecta una imagen cercana y cordial. Además, te permite aclarar desde el inicio para qué se utilizará este medio, consolidar el estilo de tu marca y disipar posibles inquietudes sobre el spam. 

Más allá de ser una muestra de cortesía, los saludos en WhatsApp representan una valiosa oportunidad para el marketing y las ventas. Se pueden incluir enlaces a la web de la empresa o perfiles sociales, formular preguntas y añadir etiquetas automáticas. Lo mejor de todo es que estos saludos se pueden programar para enviarse de manera automática. En este artículo vamos a ver cómo hacerlo.

Un mensaje de bienvenida en WhatsApp Business es una forma automática de saludar a los clientes 

Un mensaje de bienvenida es un mensaje automatizado que se envía a un cliente en cuanto se pone en contacto con la empresa a través de WhatsApp por primera vez o si vuelve a contactar después de 14 días de inactividad. Es una manera cálida de recibirlo y guiarlo hacia los próximos pasos en su relación con la marca. Cuando se envían correctamente, los mensajes de saludo aportan ciertas ventajas al negocio:

  • Crean una primera impresión. Un saludo bien pensado puede generar una impresión positiva desde el primer momento y marcar el tono de una interacción agradable
  • Mejoran la experiencia del cliente. Al aclarar los tiempos de respuesta y ofrecer información útil desde el principio, estos mensajes pueden hacer que la experiencia del cliente sea mucho más fluida y satisfactoria
  • Ahorran tiempo. Un mensaje de bienvenida puede resolver de inmediato las preguntas más comunes, lo que ahorra tiempo tanto para los clientes como para el negocio
  • Fortalecen la identidad de la marca. Además, un saludo personalizado ayuda a reforzar el mensaje de la marca y asegura una experiencia coherente para los clientes en cada punto de contacto

Estos mensajes se pueden personalizar para reflejar el estilo de la marca, incluyendo el nombre, el logotipo y otros detalles que los hagan más cercanos. Existe una opción de decidir si lo recibirán todos los clientes que contacten con la marca, o por grupos, por ejemplo: solo los clientes nuevos o solo los clientes VIP. De igual manera se puede excluir a los clientes constantes o, al contrario, a los clientes conflictivos. 

Para que los mensajes de bienvenida funcionen se recomienda hacerlos breves, fáciles e informativos

Para que los mensajes de bienvenida funcionen se recomienda hacerlos:

  • Breves y a la vez contener toda la información necesaria
  • Fáciles de comprender, tanto visualmente como en lo que quieren decir
  • Informativos, actualizados y correctos, sin errores gramaticales

Adáptalos al estilo de tu empresa y prueba varios para ver cuáles funcionan mejor. Te aconsejamos seguir estas prácticas:

Empatía y honestidad. No puedes confundir a tu cliente ni engañarlo. No le des expectativas inalcanzables s y sé sincero con él incluso si debes contarle sobre algún problema al interior de tu empresa que no te permita responder en tiempo y forma.

Toque personalizado. La mejor práctica es redactar un mensaje lo más universal posible, pero con un toque personal. Los clientes están acostumbrados a ignorar los mensajes enviados por chatbots. Aunque el mensaje de bienvenida en WhatsApp Business también es automático, puedes hacerlo atractivo para el cliente.

Llamado a la acción. El mensaje de bienvenida debería contener un llamado a la acción claro, motivando a los clientes a dar el siguiente paso en su interacción con la empresa. Esto puede incluir pedirles que respondan con una palabra clave específica, redirigirlos al sitio web o proporcionarles un descuento o promoción.

Emojis. Los mensajes de bienvenida son una herramienta limitada en cuanto al uso del contenido multimedia, pero puedes usar una gran variedad de emojis. No necesariamente deben ser caritas, también puedes usar otras imágenes para destacar diferentes partes de tu mensaje.

En WhatsApp Business App se puede configurar solo una variante de mensaje de bienvenida, pero usar WhatsApp Business API y Simla.com te permite configurar un chatbot con cadenas de mensajes automáticos que respondan a las necesidades individuales de cada cliente. Por ejemplo, se registra un lead y recibe un mensaje de saludo. Luego se activa la cadena de comunicaciones creada en el sistema.

Pasos para configurar el mensaje de bienvenida en WhatsApp Business

Se puede redactar y cambiar el mensaje de bienvenida en cualquier momento a diferencia de las plantillas de mensajes, que son una herramienta más elaborada, pero no menos necesaria, y no está sometido a verificación.

Para configurar un mensaje de bienvenida abre la app de WhatsApp Business y pasa a Configuración → Herramientas para la empresa → Bienvenida. Activa la opción "Enviar mensaje de bienvenida". En el apartado "Mensaje", selecciona el texto para modificarlo y, al terminar, presiona Guardar. En "Destinatarios", elige una de las siguientes opciones:

  • Todos: para enviar el mensaje de bienvenida a cualquier persona que te escriba
  • Los que no están en la libreta de contactos: para enviar el mensaje a clientes que no estén guardados en tus contactos
  • Todos, excepto a – para enviarlo a todos los contactos, menos a aquellos que decidas excluir
  • Enviar solo a – para mandar el mensaje únicamente a contactos específicos

Ejemplos de mensajes de bienvenida en WhatsApp Business

Antes de crear el mensaje de bienvenida, siempre es recomendable definir los objetivos y lo que se desea lograr. Puede tratarse de mejorar la experiencia del cliente, proporcionar información sobre productos o incentivar a los clientes a realizar una acción específica. Al tener claros los objetivos, será posible desarrollar un mensaje más enfocado y efectivo. A continuación, te dejamos algunos ejemplos:

Mensaje de saludo universal. Un mensaje de bienvenida en general da a entender al cliente que será atendido y cuándo. También se pueden dar al cliente pasos a seguir antes de involucrar a un ejecutivo de ventas. El mensaje puede tener la siguiente información:

  • Una línea con el nombre de la empresa y una descripción de la misma
  • Una pregunta al cliente sobre si necesita ayuda de algún especialista 
  • Un enlace a la tienda o producto que el cliente puede consultar mientras los managers no están disponibles
  • Un enlace al apartado con las preguntas frecuentes sobre el producto

Mensajes sobre situaciones problemáticas. Si el objetivo de tu comunicación con el cliente es lograr su lealtad. A veces ser sincero y no ocultar tus problemas puede funcionar aún mejor que las comunicaciones impecables.

Mensajes para fidelizar a los clientes. Es posible fidelizar a los clientes nuevos o atraer a aquellos que no han mostrado actividad reciente mediante alguna promoción utilizando el mensaje de bienvenida.

Mensajes para ganar nuevos leads. Se puede utilizar un mensaje de bienvenida para recopilar datos de posibles clientes y aumentar la probabilidad de convertir a los usuarios en leads.

Simla.com ayudará a mejorar la atención del cliente ya que es capaz de reducir los diálogos sin respuesta a 0

Es altamente recomendable no dejar ningún mensaje sin responder para que los clientes no se vayan. Al recibir un saludo amable, que indique pasos a seguir o tiempos de respuesta, se ofrece un excelente servicio de atención y los clientes estarán interesados tanto en continuar el diálogo como en proceder a cerrar la compra. 

Para que tus clientes no se queden sin saludo o respuesta, Simla.com cuenta con la herramienta “Respuestas a las preguntas más frecuentes”. Esta modalidad incluye un mensaje de bienvenida junto con la lista de preguntas más frecuentes y sus respuestas. Utilizando esta opción reducirás el tiempo de espera con los clientes en todos los canales habilitados.

En la configuración se puede establecer si se activará automáticamente tan pronto como el cliente envíe un mensaje o cada vez que se inicie un nuevo diálogo con un cliente, aplicándose especialmente a aquellos que nunca han interactuado previamente en el chat. También se puede configurar el horario laboral para la herramienta eligiendo una de las tres opciones: siempre, solo durante el horario laboral o solo fuera de éste. Además, se define un tiempo de espera para recibir una respuesta del cliente. Si transcurre este tiempo sin respuesta, el diálogo se cerrará o se transferirá a un asesor. Aquí mismo se puede configurar el mensaje de saludo.

También se pueden añadir las preguntas frecuentes y respuestas, una o varias de ellas, para automatizar el proceso de atención al cliente. Tomando en cuenta las preguntas y respuestas indicadas, el sistema mostrará el ejemplo del mensaje que va a recibir el cliente al escribir al chat. 

Simla.com puede asignar automáticamente las conversaciones a tus asesores o chatbots para que nadie de tus clientes quede desatendido. Así lo hizo una empresa mexicana dedicada a la elaboración ecológica de fundas para celular: ArtCases, y ahora logra convertir el 50% de sus diálogos en ventas gracias a la conexión de WhatsApp Business API con Simla.com.

Implementar un bot en WhatsApp también me ha funcionado mucho. ¡Es padrísimo!, porque nos ahorra el tiempo. El bot entra en la conversación y le ofrece una cierta cantidad de opciones, de las cuales la persona va escogiendo. Cuando el asesor entra en el chat, ya sabe que este cliente necesita ciertas cosas, que es de un lugar específico, etc. Tiene casi toda la información lista para mandarle el enlace de pago y ¡ya está!

Alain Prieto
CEO de ArtCases, fabricante de fundas de madera para celulares

Ver el caso de éxito

Resumen

¿Por qué es clave un mensaje de bienvenida en WhatsApp Business? Los mensajes de bienvenida son una oportunidad para hacer una gran primera impresión. Ese primer contacto puede marcar la diferencia entre un cliente interesado y uno que abandona. Además de mantener la conversación activa, proyecta cercanía y establece una relación positiva desde el primer momento.

¿Cuáles son los beneficios de enviar mensajes automáticos de bienvenida? Un saludo inmediato no solo es cortés, sino que también mejora la experiencia del cliente al resolver dudas comunes desde el inicio, aclarar tiempos de respuesta y reflejar la identidad de tu marca. También te ahorra tiempo, dejando las preguntas más sencillas resueltas de antemano.

¿Cómo hacer más efectivos los mensajes de bienvenida en WhatsApp Business? Personalizar estos mensajes es clave. Puedes incluir el nombre del cliente, un logo o incluso enlaces relevantes para que se sientan más conectados. También puedes enviarlos solo a clientes nuevos o aquellos con mayor fidelidad, ajustándolos según su perfil.

¿Qué recomendaciones seguir al crear un mensaje de bienvenida? El mensaje tiene que ser claro, breve y directo. Usa empatía, sé sincero si hay algún problema, y añade un toque personal. No olvides incluir una llamada a la acción que motive al cliente a seguir interactuando, ya sea respondiendo con una palabra clave o visitando tu web.

¿Cómo configurar un mensaje de bienvenida en WhatsApp Business? Es muy fácil. Simplemente accede a la app de WhatsApp Business, ve a "Configuración", luego "Herramientas para la empresa", y allí activa la opción de enviar mensajes de bienvenida. Podrás personalizar el mensaje y decidir quién lo recibirá.

¿Qué ejemplos de mensajes de bienvenida funcionan bien? Puedes optar por un saludo estándar que informe sobre tu empresa y qué esperar, o mensajes más específicos como promociones para clientes inactivos. Otro enfoque útil es ser sincero en caso de problemas técnicos, lo que genera confianza.

¿Cómo Simla.com puede ayudarte a gestionar estos mensajes? Simla.com te permite automatizar tus mensajes de bienvenida y otros tipos de respuestas, asegurando que ningún cliente quede sin atender. Además, puedes configurar chatbots para responder de forma automática a preguntas frecuentes, facilitando la interacción y aumentando las ventas.

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